Die Lohnabrechnung ist die monatliche Berechnung des Gehalts von Besch\u00e4ftigten, vom Bruttolohn \u00fcber Steuern und Sozialversicherungsbeitr\u00e4ge bis zum Nettolohn, der ausgezahlt wird. Der Arbeitgeber erstellt sie selbst, \u00fcber ein Lohnprogramm oder \u00fcber einen Steuerberater, oft mit DATEV. HR spielt dabei eine zentrale Rolle: Ohne korrekte Angaben zu Stunden, Abwesenheiten, Eintritten und \u00c4nderungen kann keine Lohnabrechnung stimmen. Eine gute Vorbereitung durch HR spart deshalb Zeit, Fehler und R\u00fcckfragen.<\/p>\n
Eine Lohnabrechnung ist ein Dokument, das zeigt, wie sich das Gehalt eines Monats zusammensetzt und welche Abz\u00fcge anfallen. Sie wird auch Gehaltsabrechnung, Entgeltabrechnung oder Lohnzettel genannt. F\u00fcr Besch\u00e4ftigte ist sie der Nachweis \u00fcber ihren Verdienst, f\u00fcr den Arbeitgeber die Grundlage f\u00fcr Zahlungen an Finanzamt und Sozialversicherungstr\u00e4ger.<\/p>\n
Im Alltag unterscheiden viele zwischen Lohn und Gehalt. Lohn bezeichnet klassisch eine Verg\u00fctung nach Stunden, Gehalt ein festes Monatsentgelt. Bei der Abrechnung macht das kaum einen Unterschied, deshalb spricht man oft allgemein von der Lohn- und Gehaltsabrechnung.<\/p>\n
Die Lohnabrechnung ist eine der wichtigsten Aufgaben in jedem Unternehmen. Fehler fallen sofort auf, weil sie direkt das Geld der Mitarbeitenden betreffen. Eine gut organisierte HR-Software<\/a> liefert daf\u00fcr die Datenbasis.<\/p>\n Auf einer Lohnabrechnung stehen pers\u00f6nliche Daten, das Bruttogehalt, alle Abz\u00fcge und der Auszahlungsbetrag. Welche Angaben genau enthalten sein m\u00fcssen, regeln die Gewerbeordnung und die Entgeltbescheinigungsverordnung. Typische Bestandteile sind:<\/p>\n<\/p>\n \n Die H\u00f6he der Abz\u00fcge h\u00e4ngt unter anderem von Steuerklasse, Kinderfreibetr\u00e4gen, Krankenkasse und Wohnort ab. Die aktuellen Beitragss\u00e4tze und Grenzen \u00e4ndern sich regelm\u00e4\u00dfig. Die genauen Werte findest du beim Bundesfinanzministerium und bei den Sozialversicherungstr\u00e4gern.<\/p>\n Vom Brutto zum Netto kommst du, indem du vom Bruttolohn zuerst die Steuern und danach die Sozialversicherungsbeitr\u00e4ge abziehst. Der Bruttolohn ist der vereinbarte Verdienst inklusive aller Zuschl\u00e4ge, Pr\u00e4mien und steuerpflichtigen Sachbez\u00fcge. Der Nettolohn ist der Betrag, der nach allen Abz\u00fcgen \u00fcbrig bleibt.<\/p>\n Die Berechnung folgt immer derselben Reihenfolge:<\/p>\n<\/p>\n \n Neben dem Anteil der Besch\u00e4ftigten zahlt der Arbeitgeber eigene Beitr\u00e4ge zur Sozialversicherung. Diese erscheinen nicht als Abzug auf der Lohnabrechnung, geh\u00f6ren aber zu den Lohnnebenkosten. F\u00fcr die Planung der Personalkosten sind sie deshalb genauso wichtig wie das Bruttogehalt.<\/p>\n Die Lohnabrechnung l\u00e4uft jeden Monat in festen Schritten ab: Daten sammeln, Bruttolohn berechnen, Abz\u00fcge ermitteln, Lohnabrechnungen erstellen, Zahlungen und Meldungen durchf\u00fchren. Ein gro\u00dfer Teil der Arbeit liegt dabei in der Vorbereitung, also bei HR.<\/p>\n<\/p>\n \n Viele KMU erledigen die Schritte 3 bis 6 nicht selbst, sondern lassen sie von einem Steuerberater mit DATEV erledigen. HR liefert dann die Daten, und der Steuerberater erstellt die Lohnabrechnungen. Die Qualit\u00e4t dieser Zusammenarbeit entscheidet dar\u00fcber, wie reibungslos der Monatsabschluss l\u00e4uft.<\/p>\n Bei der Lohnabrechnung mit DATEV \u00fcbernimmt der Steuerberater die Berechnung, und HR liefert alle Informationen, die daf\u00fcr n\u00f6tig sind. DATEV ist in Deutschland die verbreitetste Software f\u00fcr Lohnbuchhaltung bei Steuerberatern. Viele Kanzleien betreuen ihre Mandanten komplett \u00fcber diese Software, vom Lohnkonto bis zur Meldung an die Krankenkassen.<\/p>\n Die Herausforderung liegt in der \u00dcbergabe der Daten. In vielen Unternehmen schickt HR jeden Monat eine Excel-Liste oder E-Mails mit \u00c4nderungen an die Kanzlei. Dabei gehen schnell Informationen verloren: ein vergessener Eintritt, eine Gehalts\u00e4nderung, die zu sp\u00e4t kommt, oder \u00dcberstunden, die nicht \u00fcbertragen wurden. Jede dieser L\u00fccken f\u00fchrt zu R\u00fcckfragen oder Korrekturen.<\/p>\n Diese Informationen braucht der Steuerberater jeden Monat von HR:<\/p>\n<\/p>\n \n Je strukturierter HR diese Informationen \u00fcbergibt, desto schneller und g\u00fcnstiger ist die Lohnabrechnung. Viele Steuerberater rechnen nach Aufwand ab. Saubere Angaben senken also nicht nur das Fehlerrisiko, sondern auch die Kosten. Mehr zur Verbindung von HR-Software und DATEV liest du auf unserer Seite zu DATEV<\/a>.<\/p>\n Die Zeiterfassung ist die Grundlage f\u00fcr jede Lohnabrechnung mit variablen Bestandteilen. Bei stundenbasierten Vertr\u00e4gen, Minijobs, \u00dcberstunden und Zuschl\u00e4gen bestimmt sie direkt die H\u00f6he des Lohns. Fehlt eine Stunde in der Zeiterfassung, fehlt sie auch auf der Lohnabrechnung.<\/p>\n Gerade bei Zuschl\u00e4gen f\u00fcr Nacht-, Sonntags- oder Feiertagsarbeit kommt es auf genaue Zeiten an, weil diese teilweise steuerfrei sein k\u00f6nnen. Auch \u00dcberstunden m\u00fcssen korrekt erfasst und \u00fcbergeben werden, damit sie richtig verg\u00fctet werden. Eine digitale Zeiterfassung<\/a> mit Export f\u00fcr die Lohnabrechnung spart hier viel manuelle Arbeit.<\/p>\n Eine Angestellte im Kundenservice hat einen Stundenlohn von 20 \u20ac und einen Vertrag \u00fcber 30 Stunden pro Woche. Im M\u00e4rz arbeitet sie laut Zeiterfassung 135 statt der vereinbarten 130 Stunden, davon zehn Stunden an einem Sonntag. Ihr Arbeitsvertrag sieht f\u00fcr Sonntagsarbeit einen Zuschlag von 50 % vor.<\/p>\n F\u00fcr die Lohnabrechnung braucht der Steuerberater drei Angaben: 130 regul\u00e4re Stunden, f\u00fcnf \u00dcberstunden und zehn Stunden mit Sonntagszuschlag. Der Bruttolohn betr\u00e4gt 135 \u00d7 20 \u20ac = 2.700 \u20ac plus 10 \u00d7 10 \u20ac Zuschlag = 2.800 \u20ac. Ob der Zuschlag steuer- und beitragsfrei ist, pr\u00fcft die Lohnbuchhaltung. Fehlt eine dieser Angaben in der \u00dcbergabe, stimmt die ganze Abrechnung nicht.<\/p>\n Abwesenheiten wirken sich direkt auf die Lohnabrechnung aus. Urlaub wird normal weiterbezahlt, ebenso Krankheitstage im Rahmen der Entgeltfortzahlung. Nach l\u00e4ngerer Krankheit zahlt dagegen die Krankenkasse Krankengeld, und der Lohn entf\u00e4llt. Mehr dazu liest du im Beitrag zur Lohnfortzahlung im Krankheitsfall<\/a>.<\/p>\n Auch unbezahlter Urlaub, Elternzeit oder Kurzarbeit ver\u00e4ndern die Abrechnung. HR muss solche Abwesenheiten rechtzeitig und vollst\u00e4ndig an die Lohnbuchhaltung melden. Wer Abwesenheiten in einer eigenen Abwesenheitsverwaltung<\/a> erfasst, hat alle Daten zum Monatsende auf einen Blick.<\/p>\n Bei Minijobs, Teilzeit und Werkstudierenden gelten in der Lohnabrechnung teilweise eigene Regeln. Minijobs sind bis zu einer bestimmten Verdienstgrenze f\u00fcr Besch\u00e4ftigte weitgehend abgabenfrei, der Arbeitgeber zahlt Pauschalbeitr\u00e4ge an die Minijob-Zentrale. Wird die Grenze \u00fcberschritten, etwa durch \u00dcberstunden, \u00e4ndert sich die Abrechnung. Mehr dazu liest du im Artikel zur Minijob-Grenze<\/a>.<\/p>\n Teilzeitkr\u00e4fte werden grunds\u00e4tzlich wie Vollzeitkr\u00e4fte abgerechnet, nur mit einem geringeren Verdienst. F\u00fcr Werkstudierende gelten in der Sozialversicherung Besonderheiten, solange sie w\u00e4hrend des Semesters nur in begrenztem Umfang arbeiten. Die richtige Einordnung in der Abrechnung erfolgt \u00fcber den Personengruppenschl\u00fcssel<\/a>. F\u00fcr HR hei\u00dft das: Erfasse die Art der Besch\u00e4ftigung bei jedem Eintritt sauber, damit die Lohnbuchhaltung richtig rechnen kann.<\/p>\n Ein Lohnkonto ist eine Aufzeichnung, die der Arbeitgeber f\u00fcr jede besch\u00e4ftigte Person f\u00fchren muss. Darin stehen alle Angaben, die f\u00fcr Lohnsteuer und Sozialversicherung wichtig sind, etwa Zahlungen, Abz\u00fcge, Steuermerkmale und Sachbez\u00fcge. Das Lohnkonto ist die Grundlage f\u00fcr die Lohnsteuerbescheinigung am Jahresende und f\u00fcr Pr\u00fcfungen durch Finanzamt oder Rentenversicherung.<\/p>\n In der Praxis f\u00fchrt meist das Lohnprogramm oder der Steuerberater diese Aufzeichnung automatisch. HR sorgt daf\u00fcr, dass alle Informationen vollst\u00e4ndig und rechtzeitig vorliegen. Wie du steuerfreie Leistungen dabei richtig einordnest, zeigt unser Artikel zu den steuerfreien Arbeitgeberzusch\u00fcssen<\/a>.<\/p>\n Mit einer festen Checkliste bereitest du die Lohnabrechnung jeden Monat in der gleichen Reihenfolge vor. So vergisst du nichts, auch wenn es hektisch wird.<\/p>\n<\/p>\n \n Lege den Stichtag gemeinsam mit der Lohnbuchhaltung fest, zum Beispiel den 20. des Monats. \u00c4nderungen, die danach kommen, flie\u00dfen in den n\u00e4chsten Monat ein. So entsteht ein verl\u00e4sslicher Rhythmus f\u00fcr alle Beteiligten. Teamleitungen wissen, bis wann sie Stunden freigeben m\u00fcssen, und die Lohnbuchhaltung bekommt alle Informationen geb\u00fcndelt statt in vielen einzelnen Nachrichten \u00fcber den ganzen Monat verteilt.<\/p>\n HR ist bei der Lohnabrechnung f\u00fcr die Richtigkeit und Vollst\u00e4ndigkeit der Personaldaten verantwortlich. Auch wenn die Berechnung beim Steuerberater liegt, beginnt jede korrekte Abrechnung in der Personalabteilung. HR ist die Stelle, an der alle Informationen zusammenlaufen.<\/p>\n Zu den wichtigsten Aufgaben geh\u00f6ren die Pflege der Stammdaten, das Einholen von Unterlagen bei neuen Mitarbeitenden, die Freigabe von Gehalts\u00e4nderungen und die Kontrolle von Stunden und Abwesenheiten. Au\u00dferdem ist HR oft die erste Ansprechstelle, wenn Mitarbeitende Fragen zu ihrer Abrechnung haben. Eine gute Zusammenarbeit zwischen HR, Teamleitungen und Lohnbuchhaltung ist deshalb der Schl\u00fcssel f\u00fcr einen reibungslosen Monatsabschluss. Klare Zust\u00e4ndigkeiten, ein fester Stichtag und eine gemeinsame Datenquelle machen hier den entscheidenden Unterschied.<\/p>\n Die meisten Fehler bei der Lohnabrechnung entstehen nicht bei der Berechnung, sondern bei der Vorbereitung der Daten. Die Software rechnet korrekt, wenn die Angaben stimmen. Fehlen Informationen oder kommen sie zu sp\u00e4t, entstehen Fehler, die sp\u00e4ter aufwendig korrigiert werden m\u00fcssen.<\/p>\n<\/p>\n \n Fehler in der Lohnabrechnung kosten nicht nur Zeit, sondern auch Vertrauen. Mitarbeitende merken sofort, wenn ihr Gehalt nicht stimmt. Ein fester Ablauf mit Stichtag f\u00fcr alle \u00c4nderungen und einer zentralen Datenquelle verhindert die meisten Probleme. Wie du Sachbez\u00fcge richtig behandelst, zeigt unser Artikel zum Firmenwagen in der Lohnabrechnung<\/a>.<\/p>\n Ob du die Lohnabrechnung selbst machst oder auslagerst, h\u00e4ngt von Unternehmensgr\u00f6\u00dfe, Know-how und Kosten ab. Viele KMU lagern die Lohnabrechnung an einen Steuerberater aus, weil Lohnsteuer und Sozialversicherung komplex sind und sich regelm\u00e4\u00dfig \u00e4ndern. Gr\u00f6\u00dfere Unternehmen haben oft eine eigene Lohnbuchhaltung mit spezieller Software.<\/p>\n<\/p>\n \n Egal, f\u00fcr welche Variante du dich entscheidest: Die Vorbereitung der Daten bleibt bei HR. Deshalb lohnt es sich in jedem Fall, die Datenbasis in einer HR-Software zu b\u00fcndeln. Was Mitarbeitende dich insgesamt kosten, erkl\u00e4rt unser Artikel Personalkosten berechnen<\/a>.<\/p>\n Zum Jahreswechsel \u00e4ndern sich in der Lohnabrechnung fast immer einige Werte. Typisch sind neue Beitragss\u00e4tze in der Sozialversicherung, angepasste Beitragsbemessungsgrenzen, \u00c4nderungen bei Freibetr\u00e4gen und oft ein h\u00f6herer Mindestlohn. Auch die Verdienstgrenze f\u00fcr Minijobs kann sich \u00e4ndern.<\/p>\n F\u00fcr HR bedeutet der Jahreswechsel vor allem Kontrolle. Pr\u00fcfe, ob Vertr\u00e4ge mit Stundenl\u00f6hnen nah am Mindestlohn angepasst werden m\u00fcssen und ob Minijobs nach der \u00c4nderung noch unter der Grenze liegen. Au\u00dferdem erstellt die Lohnbuchhaltung zum Jahresende die elektronische Lohnsteuerbescheinigung f\u00fcr alle Besch\u00e4ftigten. Plane f\u00fcr den Dezember- und Januarabschluss deshalb etwas mehr Zeit ein und stimme dich fr\u00fch und ausf\u00fchrlich mit deinem Steuerberater ab. Die aktuellen Werte f\u00fcr das neue Jahr ver\u00f6ffentlichen das Bundesfinanzministerium und die Sozialversicherungstr\u00e4ger.<\/p>\n Lohndokumente stellst du am besten \u00fcber ein sicheres Portal oder eine App bereit, auf die Mitarbeitende mit eigenem Zugang zugreifen. Der Versand per E-Mail ist bequem, aber f\u00fcr so sensible Dokumente nicht ideal. Ein Online-Zugriff mit pers\u00f6nlichem Login sch\u00fctzt die Daten deutlich besser.<\/p>\n Achte darauf, dass Mitarbeitende alle Lohnabrechnungen auch nach Monaten noch finden und herunterladen k\u00f6nnen. Das spart HR viele Anfragen, etwa wenn jemand f\u00fcr einen Kreditantrag die letzten drei Abrechnungen braucht. Bei einem Austritt sollte die Person ihre Dokumente vorher sichern oder sp\u00e4ter auf Anfrage erhalten k\u00f6nnen.<\/p>\n Lohnabrechnungen und Lohnunterlagen musst du als Arbeitgeber mehrere Jahre aufbewahren. Die Fristen ergeben sich aus dem Steuerrecht und dem Sozialversicherungsrecht. Die genauen und aktuellen Aufbewahrungsfristen findest du beim Bundesfinanzministerium.<\/p>\n F\u00fcr Mitarbeitende lohnt es sich ebenfalls, Lohnabrechnungen aufzuheben, etwa f\u00fcr die Steuererkl\u00e4rung, Kreditantr\u00e4ge oder sp\u00e4tere Fragen zur Rente. Ein digitaler Zugang zu allen Lohndokumenten macht das deutlich einfacher als ein Ordner voller Papier. Viele Unternehmen stellen Lohnabrechnungen deshalb \u00fcber ein Portal oder eine App bereit.<\/p>\n HoorayHR ist eine All-in-one-HR-Software f\u00fcr KMU, mit der HR alle Daten f\u00fcr die Lohnabrechnung an einem Ort pflegt und an DATEV \u00fcbergibt. In der digitalen Personalakte<\/a> stehen Stammdaten, Vertr\u00e4ge und Arbeitsbedingungen jeder Person. Gehalts\u00e4nderungen erfasst du mit eigenen Lohnarten, auch als Massen\u00e4nderung f\u00fcr mehrere Mitarbeitende.<\/p>\n Arbeitszeiten, \u00dcberstunden und Zuschl\u00e4ge erfassen Mitarbeitende per App, Desktop oder QR-Code. Urlaub und Krankmeldungen laufen \u00fcber die Abwesenheitsverwaltung. \u00dcber unsere Schnittstellen<\/a>, unter anderem zu DATEV, gibst du \u00c4nderungen an die Lohnabrechnung weiter. Du entscheidest pro Feld, was synchronisiert wird, und Lohnabrechnungen lassen sich automatisch oder manuell abrufen.<\/p>\nWas steht auf einer Lohnabrechnung?<\/h2>\n
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Wie kommst du vom Brutto zum Netto?<\/h2>\n
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Wie l\u00e4uft die Lohnabrechnung ab?<\/h2>\n
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Lohnabrechnung mit DATEV: Wie arbeiten HR und Steuerberater zusammen?<\/h2>\n
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Welche Rolle spielt die Zeiterfassung f\u00fcr die Lohnabrechnung?<\/h2>\n
Beispiel: Lohnabrechnung mit \u00dcberstunden und Zuschlag<\/h3>\n
Welche Rolle spielen Abwesenheiten bei der Lohnabrechnung?<\/h2>\n
Was gilt bei Minijobs, Teilzeit und Werkstudierenden?<\/h2>\n
Was ist ein Lohnkonto?<\/h2>\n
Checkliste f\u00fcr den Monatsabschluss<\/h2>\n
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Welche Aufgaben hat HR bei der Lohnabrechnung?<\/h2>\n
Welche Fehler passieren bei der Lohnabrechnung?<\/h2>\n
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Lohnabrechnung selbst machen oder auslagern?<\/h2>\n
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Was \u00e4ndert sich bei der Lohnabrechnung zum Jahreswechsel?<\/h2>\n
Wie stellst du Lohndokumente digital bereit?<\/h2>\n
Wie lange musst du Lohnabrechnungen aufbewahren?<\/h2>\n
So bereitest du die Lohnabrechnung mit HoorayHR vor<\/h2>\n