Eine Personalakte ist ein wichtiger Bestandteil der Personalverwaltung und der Personalabteilung eines Unternehmens. Jede einzelne Personalakte enth\u00e4lt Informationen \u00fcber den jeweiligen Mitarbeiter. Diese k\u00f6nnen von pers\u00f6nlichen Daten wie Name, Adresse und Kontaktdaten bis hin zu berufsbezogenen Zakan und Arbeitsbedingungen reichen. Zu letzteren geh\u00f6ren Gehaltsentwicklung, Vertr\u00e4ge, Arbeitspl\u00e4tze, Arbeitsort, Leistungsgespr\u00e4che und getroffene Vereinbarungen. Eine Personalakte enth\u00e4lt alle Unterlagen, die sich auf die berufliche Laufbahn eines Mitarbeiters innerhalb eines Unternehmens beziehen. Ein effektives Talentmanagement<\/strong><\/a> ist entscheidend, um Mitarbeiterpotenziale zu f\u00f6rdern und nachhaltige Unternehmensentwicklung zu sichern.<\/p>\n Eine gut gef\u00fchrte Personalakte stellt sicher, dass die Personalprozesse effizient ablaufen, aber auch, dass Gesetze und Vorschriften eingehalten werden. Eine Personalakte gibt zum Beispiel einen schnellen Einblick in Geburtstage, Jahrestage, Vertragsdaten und den pers\u00f6nlichen Entwicklungsstand. Alles, um einen Einblick in die Leistung des Mitarbeiters zu erhalten und den Prozess zu f\u00f6rdern.<\/p>\n Eine gute Personalakte enth\u00e4lt alle relevanten Daten und Dokumente rund um das Arbeitsverh\u00e4ltnis zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Der Inhalt der Personalakte kann variieren. In einer gut aufgebauten Personalakte wirst du mindestens die folgenden Punkte aufbewahren, die du immer in einer Personalakte finden wirst:<\/p>\n Nicht obligatorisch, aber im Folgenden findest du einige zus\u00e4tzliche Tipps, die du aufbewahren solltest. Praktisch, damit du die Wahrheit immer zur Hand hast:<\/p>\n Kontaktdaten f\u00fcr Notf\u00e4lle: Sollte dem Mitarbeiter etwas Unerwartetes zusto\u00dfen, wei\u00dft du und deine Kollegen, an wen ihr euch zu Hause wenden k\u00f6nnt.<\/p>\n Ausgeliehenes Firmenverm\u00f6gen: Welche Verm\u00f6genswerte hat der Arbeitnehmer ausgeliehen?<\/p>\n Anspr\u00fcche: Gibt es bestimmte Zulagen, die gew\u00e4hrt wurden? Oder Ausbildungsrechnungen?<\/p>\n Krankheit und Urlaub: Wie sieht es mit der Anwesenheit und dem Urlaubsbudget aus?<\/p>\n Du siehst bereits, dass eine Personalakte aus vielen Teilen besteht. Dass der Arbeitgeber f\u00fcr die Akte verantwortlich ist, ist klar. Als Arbeitgeber bist du verpflichtet, geeignete Ma\u00dfnahmen zur sicheren Aufbewahrung der Daten zu treffen. Entscheide dich daher f\u00fcr eine digitale Personalakte eines Anbieters von HR<\/a>-Systemen, der angemessene Sicherheitsma\u00dfnahmen ergreift (bei HoorayHR sind wir beispielsweise u. a. nach ISO 27001 zertifiziert).<\/p>\n Das F\u00fchren einer Personalakte ist gesetzlich vorgeschrieben. Das F\u00fchren einer guten Personalakte ist nicht nur f\u00fcr deinen eigenen \u00dcberblick und Einblick wertvoll, sondern es gibt auch gesetzliche Vorschriften, die du einhalten musst. Denk z. B. an die Aufbewahrung von Arbeitsvertr\u00e4gen und Lohnabrechnungen f\u00fcr steuerliche Zwecke. Es ist auch wichtig, den Arbeitnehmer \u00fcber alle getroffenen Vereinbarungen zu informieren.<\/p>\n Das F\u00fchren einer Personalakte hilft Ihnen als Unternehmen, organisiert zu bleiben und ein transparentes Arbeitsumfeld<\/a> zu schaffen. Indem alle relevanten Informationen an einem zentralen Ort aufbewahrt werden, k\u00f6nnen Unternehmer und Personalleiter schnell auf wichtige Daten zugreifen. Dadurch wird die Effizienz gesteigert und es werden weniger Fehler gemacht.<\/p>\n Nicht alle Daten d\u00fcrfen in die Personalakte aufgenommen werden. Bestimmte Daten d\u00fcrfen rechtlich nicht erfasst werden.<\/p>\n Einige der Dinge, die du rechtlich nicht in die Personalakte aufnehmen darfst:religi\u00f6se \u00dcberzeugungen<\/p>\n Es ist von entscheidender Bedeutung, die Privatsph\u00e4re der Mitarbeiter zu respektieren und das Gesetz zum Schutz personenbezogener Daten ordnungsgem\u00e4\u00df zu befolgen. Du solltest daher nur Informationen speichern, die f\u00fcr die Verwaltung des Besch\u00e4ftigungsverh\u00e4ltnisses erforderlich sind. Die Speicherung unn\u00f6tiger oder sensibler Informationen k\u00f6nnte zu rechtlichen Problemen f\u00fcr dein Unternehmen f\u00fchren. Es ist daher wichtig, dass du die AVG-Gesetzgebung (Allgemeine Datenschutzverordnung) genau kennst.<\/p>\n Eigentlich ist dieser Teil ein Kinderspiel. Gl\u00fccklicherweise haben viele Unternehmen ihre Personalakten bereits digitalisiert. Wenn du noch mit Papierpersonalakten arbeitest, solltest du damit aufh\u00f6ren. Ruf sofort deine Personalabteilung an und stell deine Personalakten auf digitale Form um. Digitale Akten sind einfacher zu verwalten, zu aktualisieren und zwischen verschiedenen Abteilungen auszutauschen. Au\u00dferdem sparst du eine Menge Speicherplatz und verringerst das Risiko, dass Dokumente verloren gehen oder besch\u00e4digt werden.<\/p>\n Die Aufbewahrungsfristen f\u00fcr Personalakten<\/a> h\u00e4ngen von den Gesetzen und Vorschriften in den verschiedenen L\u00e4ndern ab. Im Allgemeinen wird jedoch empfohlen, Personalakten mindestens sieben Jahre lang nach Beendigung des Arbeitsverh\u00e4ltnisses aufzubewahren.<\/p>\n W\u00e4hrend dieses Zeitraums kannst du deine Personalakte auch jederzeit anfordern. Es sind auch deine Unterlagen.<\/p>\n Um eine Personalakte anzulegen, solltest du alle relevanten Mitarbeiterdaten systematisch sammeln. Dies umfasst pers\u00f6nliche Daten, Arbeitsvertr\u00e4ge<\/a> und andere wichtige Dokumente. Die Verwendung einer elektronischen Personalakte erleichtert die Verwaltung und den Zugriff auf diese Informationen erheblich.<\/p><\/div><\/div><\/div> Als Arbeitgeber bist du verpflichtet, die Personalakte gem\u00e4\u00df den gesetzlichen Vorschriften zu f\u00fchren. Dazu geh\u00f6rt, dass du sicherstellst, dass nur relevante Personalunterlagen, die f\u00fcr das Arbeitsverh\u00e4ltnis notwendig sind, erfasst und aufbewahrt werden. Vertrauliche Informationen, wie religi\u00f6se \u00dcberzeugungen oder der Gesundheitszustand, d\u00fcrfen in der Personalakte nicht enthalten sein.<\/p><\/div><\/div><\/div> Die elektronische Personalakte bietet zahlreiche Vorteile, wie eine einfachere Verwaltung und Aktualisierung der Personaldaten.Du erm\u00f6glichst den schnellen Zugriff auf ben\u00f6tigte Informationen und minimierst das Risiko von Verlust oder Besch\u00e4digung der Dokumente. Zudem k\u00f6nnen elektronische Akten effizient zwischen Abteilungen ausgetauscht werden.den.<\/p><\/div><\/div><\/div> Mitarbeiter haben das Recht, ihre Personalakte einzusehen und auf die darin enthaltenen Daten zuzugreifen. Als Arbeitgeber bist du verpflichtet, die Transparenz zu gew\u00e4hrleisten und den Mitarbeitern Informationen \u00fcber die Speicherung und Verarbeitung ihrer Personal- und Mitarbeiterdaten bereitzustellen.<\/p>\n <\/span><\/p><\/div><\/div><\/div><\/div><\/span><\/p>\n F\u00fcr weitere spannende Einblicke und wertvolles Wissen zu wichtigen HR-Themen wie Work-Life Balance<\/span><\/a> steht dir unser HR-Lexikon<\/span><\/a> zur Verf\u00fcgung. Teste au\u00dferdem jetzt kostenlos unsere HR software<\/span><\/a> sowie unsere Featuretools f\u00fcr Krankmeldungen<\/span><\/a> und Spesenabrechnungen<\/span><\/a>!<\/span><\/p>\n Haftungsausschluss<\/b><\/span><\/p>\n Wichtig! Unsere Artikel und Beitr\u00e4ge auf unserer Website dienen der Information und sind nicht verbindlich. Sie stellen keine vollumf\u00e4ngliche Rechtsberatung dar und sollen lediglich Informationen zu bestimmten Personalthemen vermitteln. 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Beispiel Personalakte: Diese Dinge d\u00fcrfen nicht fehlen<\/h2>\n
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Ist eine Personalakte gesetzlich vorgeschrieben?<\/h2>\n
Das geh\u00f6rt nicht in die Personalakte, das ist gesetzlich vorgeschrieben<\/h2>\n
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Von der physischen zur digitalen Akte: Personalakte digital oder auf Papier?<\/h2>\n
Wie lange sollten Personalakten aufbewahrt werden?<\/h2>\n
H\u00e4ufige Fragen (FAQs)<\/h2>\n
Wie kann ich eine Personalakte anlegen?<\/h3>
Welche rechtlichen Anforderungen gelten f\u00fcr die F\u00fchrung einer Personalakte?<\/h3>
Was sind die Vorteile einer elektronischen Personalakte?<\/h3>
Welche Rechte haben Mitarbeiter in Bezug auf ihre Personalakte?<\/h3>
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