Als Arbeitgeber sammelst du im Laufe der Zeit eine Menge Informationen \u00fcber deine Mitarbeiter, die du in der digitalen Personalakte speicherst. Die urspr\u00fcngliche Aufbewahrungsfrist ergibt sich aus dem Datenschutzgesetz (AVG). Auf der Grundlage des AVG (Allgemeine Datenschutzverordnung) wurden die notwendigen Regeln f\u00fcr die Aufbewahrungsfristen von Personalakten festgelegt. Was ist die gesetzliche Aufbewahrungsfrist f\u00fcr Personalakten? Dar\u00fcber hinaus gibt es unterschiedliche Aufbewahrungsfristen f\u00fcr verschiedene Dokumente, wie z.B. Aufbewahrungsfrist f\u00fcr Leistungsbeurteilungen, Aufbewahrungsfrist f\u00fcr Bewerbungsdaten, Aufbewahrungsfrist f\u00fcr Gehaltsabrechnungen. In diesem Wissensartikel geben wir dir einen \u00dcberblick \u00fcber alle gesetzlichen Aufbewahrungsfristen f\u00fcr Personalakten. Die Personalakte enth\u00e4lt wichtige Informationen f\u00fcr das Talentmanagement<\/a>.<\/p>\n Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen f\u00fcr Personalakten sind je nach Art der Dokumente\/Daten unterschiedlich und h\u00e4ngen von der Gesetzgebung in Ihrer Region ab. In den Niederlanden werden die meisten Personalakten im Allgemeinen 7 Jahre nach Beendigung des Arbeitsverh\u00e4ltnisses<\/a> aufbewahrt. Dies ist die Grundregel f\u00fcr die gesetzliche Aufbewahrungspflicht. Die Aufbewahrungsfrist f\u00fcr Personalakten h\u00e4ngt von der Art des Dokuments ab, z. B. von Bewerbungsformularen, Vertr\u00e4gen, Gehaltsabrechnungen, Beurteilungen und anderen damit verbundenen Dokumenten.<\/p>\n F\u00fcr einige Dokumente, wie z. B. Buchhaltungs-\/Steuerinformationen, gelten manchmal l\u00e4ngere Aufbewahrungsfristen. Es ist ratsam, f\u00fcr diese speziellen F\u00e4lle einen Fachmann zu Rate zu ziehen, damit du die genaue Antwort auf die jeweils geltende Gesetzgebung erh\u00e4ltst.<\/p>\n Um den gesetzlichen Verpflichtungen f\u00fcr das Personal nachzukommen, gibt es verschiedene Dokumente und Dateien, die ein Arbeitgeber \u00fcber einen l\u00e4ngeren Zeitraum aufbewahren muss. Dazu geh\u00f6rt auch ein Dokument f\u00fcr neue Mitarbeiter, denn ein neuer Mitarbeiter hat viele neue Dokumente. Diese Dokumente bilden die digitale Personalakte<\/a> und sind sehr wichtig f\u00fcr ein effizientes Dokumentenmanagementsystem. Einige Beispiele f\u00fcr gesetzlich vorgeschriebene Informationen sind Gehaltsabrechnungen und Lohnsteuerabrechnungen.<\/p>\n Es ist von entscheidender Bedeutung, die Personalakten w\u00e4hrend der gesamten Dauer des Arbeitsverh\u00e4ltnisses sorgf\u00e4ltig zu f\u00fchren. Es ist jedoch auch wichtig, von Zeit zu Zeit zu pr\u00fcfen, ob es Akten gibt, die im Einklang mit dem AVG-Gesetz und der Datenminimierung bereinigt werden k\u00f6nnen. Die Aufbewahrungsfrist f\u00fcr Personalakten kann variieren, manchmal betr\u00e4gt sie nur ein Jahr, in anderen F\u00e4llen aber auch zwei, f\u00fcnf oder sogar sieben Jahre.<\/p>\n Nach dem Ausscheiden eines Arbeitnehmers, sei es durch die Suche nach einer neuen Herausforderung oder aufgrund von Ruhestand oder Krankheit, m\u00fcssen die Daten des Arbeitnehmers gem\u00e4\u00df den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen aufbewahrt werden. Eine Aufbewahrungsfrist gilt zum Beispiel f\u00fcr den Arbeitsvertrag, personenbezogene Daten des Arbeitnehmers, Zeugnisse und andere Arten von Arbeitsvertr\u00e4gen oder Unterlagen.<\/p>\n F\u00fcr einige Mitarbeiterdokumente gilt eine maximale Aufbewahrungsfrist von einem Jahr. Dies gilt insbesondere f\u00fcr die Bewerbungsdaten eines Mitarbeiters, einschlie\u00dflich des Bewerbungsschreibens, des Lebenslaufs, des Schriftverkehrs mit dem Bewerber, der Arbeitszeugnisse, der Bescheinigungen, des F\u00fchrungszeugnisses (VOG), der Beurteilungen und der psychologischen Tests. Die Arbeitgeber sind verpflichtet, diese Personaldokumente nach einem Jahr aus den Systemen, einschlie\u00dflich der Personalakte oder des Personalhandbuchs, zu l\u00f6schen.<\/p>\n F\u00fcr den Gro\u00dfteil der in der digitalen Personalakte oder im Personalhandbuch gespeicherten Arbeitnehmerdaten gilt eine Aufbewahrungsfrist von zwei Jahren. Dazu geh\u00f6ren der Arbeitsvertrag einschlie\u00dflich \u00c4nderungen, Korrespondenz \u00fcber Ernennungen, Bef\u00f6rderungen\/Entlassungen, Protokolle und Vereinbarungen, Berichte \u00fcber Problemsituationen (einschlie\u00dflich finanzieller Probleme), Korrespondenz mit dem UWV und dem Betriebsarzt (z. B. im Falle von Krankheitsurlaub und\/oder Wiedereingliederung) sowie Berichte im Zusammenhang mit dem Pf\u00f6rtnergesetz.<\/p>\n Im Falle eines Besch\u00e4ftigungskonflikts oder eines laufenden Gerichtsverfahrens ist es ratsam, Daten wie die Personalunterlagen des Mitarbeiters l\u00e4nger aufzubewahren, bis der Konflikt beigelegt ist oder Klarheit \u00fcber ein Gerichtsurteil besteht.<\/p>\n Einige Personaldokumente sollten bis zu f\u00fcnf Jahre nach Beendigung des Arbeitsverh\u00e4ltnisses in der Personalakte aufbewahrt werden. Dazu geh\u00f6ren Kopien von Ausweispapieren und Lohnsteuerbescheinigungen.<\/p>\n Nach Angaben des Finanzamtes fallen bestimmte Teile der Unternehmensdaten unter die so genannten \u201eGrunddaten\u201c. Diese Daten sind von steuerlicher Bedeutung. Unter anderem fallen Lohnunterlagen unter diese Grunddaten. F\u00fcr diese Aufzeichnungen ist eine Aufbewahrungsfrist von mindestens 7 Jahren vorgeschrieben.<\/p>\n Du bist gesetzlich verpflichtet, die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen sowohl f\u00fcr digitale Personalakten als auch f\u00fcr Papierakten einzuhalten.<\/p>\n Die Beh\u00f6rde f\u00fcr personenbezogene Daten kann die Aufbewahrungsfristen f\u00fcr Personalakten \u00fcberpr\u00fcfen. Wenn du die Aufbewahrungsfristen f\u00fcr Personalakten nicht einh\u00e4ltst, kann das Folgen haben. Dies kann m\u00f6glicherweise zu Geldstrafen f\u00fcr die Organisation f\u00fchren. Der Grund daf\u00fcr ist, die Rechte der Mitarbeiter zu sch\u00fctzen, aber auch, um Organisationen zu helfen, Personalakten verantwortungsvoll und transparent zu verwalten. Eine l\u00e4ngere Aufbewahrung von Personalakten ist f\u00fcr den Arbeitgeber nicht zul\u00e4ssig. Die Personalakte kann vom Arbeitnehmer l\u00e4nger aufbewahrt werden, wenn er dies m\u00f6chte. Immerhin handelt es sich um seine eigenen Daten.<\/p>\n Dar\u00fcber hinaus solltenBewahre deine Personalakten angemessen und sicher auf, damit die Informationen nicht in die falschen H\u00e4nde geraten. Verwende zum Beispiel HoorayHR<\/a>. Das ist eine HR-Software<\/a> mit hoher Sicherheit, u. a. ISO-zertifiziert, und die Benutzer sollten sich in einer sicheren Umgebung inklusive 2FA-Option anmelden.<\/p>\n Unterschiedliche Aufbewahrungsfristen f\u00fcr Personalakten; von der Gehaltsabrechnung bis zur Leistungsbeurteilung<\/p>\n F\u00fcr verschiedene Arten von Dokumenten gelten unterschiedliche Aufbewahrungsfristen. Wir stellen vier weitere vor.<\/p>\n F\u00fcr Leistungsbeurteilungen gibt es keine spezielle Aufbewahrungsfrist. Es ist jedoch sinnvoll, Leistungsbeurteilungen beispielsweise zwei Jahre lang aufzubewahren. Auf diese Weise kannst du als Arbeitgeber die Leistung deiner Mitarbeiter und die langfristige Entwicklung ihrer Leistung verfolgen. Nat\u00fcrlich kannst du die Daten auch l\u00e4nger aufbewahren, z. B. f\u00fcr die gesamte Dienstzeit des Mitarbeiters.<\/p>\n \u00dcbrigens ist es eine gute Geste, eine Kopie der Leistungsbeurteilung an den Mitarbeiter<\/a> weiterzugeben. So kann der Mitarbeiter auch nach Beendigung des Arbeitsverh\u00e4ltnisses seine Entwicklung nachvollziehen und lernen, wie er sich weiterentwickeln kann.<\/p>\n Gehaltsabrechnungen sind wichtige Dokumente, die die finanziellen Transaktionen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer widerspiegeln.Ein Arbeitgeber muss Lohnabrechnungen mindestens f\u00fcnf Jahre lang nach Ablauf des Kalenderjahres, auf das du dich beziehst, aufbewahren. Das bedeutet, dass Lohnabrechnungen von 2023 bis mindestens Ende 2028 aufbewahrt werden m\u00fcssen.<\/p>\n Gem\u00e4\u00df der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gibt es keine spezifische Aufbewahrungsfrist f\u00fcr Bewerbungen. Es wird jedoch allgemein empfohlen, Bewerbungen nicht l\u00e4nger als vier Wochen nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens aufzubewahren.<\/p>\n Wenn du die Daten l\u00e4nger aufbewahren m\u00f6chtest, kannst du den Bewerber um seine Erlaubnis bitten, dies zu tun. Die Aufbewahrungsfrist f\u00fcr Bewerbungen kann somit auf ein Jahr verl\u00e4ngert werden. Wenn du die Bewerbungen l\u00e4nger aufbewahren willst, musst du erneut schriftlich um Erlaubnis bitten.<\/p>\n Dies gilt auch f\u00fcr die Bescheinigung des Bewerbers, die genauso zu behandeln ist wie das Bewerbungsschreiben selbst.<\/p>\n Nach niederl\u00e4ndischem Recht m\u00fcssen Arbeitsvertr\u00e4ge<\/a> mindestens sieben Jahre lang nach Beendigung des Arbeitsverh\u00e4ltnisses aufbewahrt werden. Dies kann sowohl auf Papier als auch in digitaler Form geschehen. Wenn du HoorayHR zum Speichern von Arbeitsvertr\u00e4gen verwendest, hast du sofort eine digitale Kopie, die sicher in der Personalakte aufbewahrt wird.<\/p>\n Jetzt hast du einen \u00dcberblick \u00fcber alle Aufbewahrungsfristen und Aufbewahrungspflichten von HR-Dokumenten. Die oben genannten Daten k\u00f6nnen sich im Laufe der Zeit \u00e4ndern. Wenn du sicher sein willst, dass deine Personalverwaltung und die Dokumente in der digitalen Personalakte korrekt angelegt sind, solltest du dich immer von einem Anwalt beraten lassen, um auf dem neuesten Stand zu sein.<\/p>\n Als Arbeitgeber bist du verpflichtet, bestimmte Dokumente, die f\u00fcr das sozialversicherungsrechtliche Verh\u00e4ltnis relevant sind, f\u00fcr mindestens sechs Jahre aufzubewahren. Dies umfasst beispielsweise Lohnunterlagen und Arbeitsvertr\u00e4ge.<\/p><\/div><\/div><\/div> Die Nichteinhaltung der gesetzlich vorgeschriebenen Fristen kann erhebliche Konsequenzen f\u00fcr Ihr Unternehmen haben. Dies kann nicht nur zu Geldstrafen f\u00fchren, sondern auch rechtliche Probleme im Zusammenhang mit dem Arbeitsverh\u00e4ltnis Ihrer Mitarbeiter verursachen.<\/p><\/div><\/div><\/div> Es wird empfohlen, Leistungsbeurteilungen f\u00fcr mindestens drei Jahre aufzubewahren, um Entwicklungen im Arbeitsverh\u00e4ltnis nachverfolgen zu k\u00f6nnen. Ein guter praxisorientierter Ansatz ist, die Beurteilungen in einem sicheren System zu speichern.<\/p>\n <\/span><\/p><\/div><\/div><\/div><\/div><\/span><\/p>\n F\u00fcr weitere spannende Einblicke und wertvolles Wissen zu wichtigen HR-Themen wie Work-Life Balance<\/span><\/a> steht dir unser HR-Lexikon<\/span><\/a> zur Verf\u00fcgung. Teste au\u00dferdem jetzt kostenlos unsere HR software<\/span><\/a> sowie unsere Featuretools f\u00fcr Krankmeldungen<\/span><\/a> und Spesenabrechnungen<\/span><\/a>!<\/span><\/p>\n Haftungsausschluss<\/b><\/span><\/p>\n Wichtig! Unsere Artikel und Beitr\u00e4ge auf unserer Website dienen der Information und sind nicht verbindlich. Sie stellen keine vollumf\u00e4ngliche Rechtsberatung dar und sollen lediglich Informationen zu bestimmten Personalthemen vermitteln. Der Inhalt dieser Artikel ersetzt keine verbindliche Rechtsberatung, die auf Ihre spezielle Situation zugeschnitten ist.<\/i><\/span><\/p>\n","protected":false},"author":18,"featured_media":0,"parent":0,"template":"","meta":{"_acf_changed":false,"footnotes":""},"class_list":["post-11918","knowledgebase","type-knowledgebase","status-publish","hentry"],"acf":[],"yoast_head":"\nWas ist die gesetzliche Aufbewahrungsfrist f\u00fcr Personalakten?<\/h2>\n
Welche Mitarbeiterdaten muss ich in der digitalen Personalakte aufbewahren?<\/h2>\n
Welche Aufbewahrungsfrist gilt f\u00fcr Mitarbeiterdaten nach einer Entlassung oder dem Ende des Arbeitsverh\u00e4ltnisses?<\/h2>\n
1. Jahr nach der Einstellung<\/h3>\n
2. Jahre nach der Einstellung<\/h3>\n
3.Jahre nach der Einstellung<\/h3>\n
Welche Dokumente bewahre ich nach sieben Jahren in meinem Dokumentenmanagement auf?<\/h2>\n
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Welche Folgen hat die Nichteinhaltung der Aufbewahrungsfristen f\u00fcr Personalakten?<\/h2>\n
Aufbewahrungsfrist f\u00fcr Leistungsbeurteilungen: Wie lange darf ich Leistungsbeurteilungen aufbewahren?<\/h2>\n
Aufbewahrungsfrist f\u00fcr Lohnabrechnungen: Welche Regeln gelten f\u00fcr die Aufbewahrung von Lohnabrechnungen?<\/h3>\n
Aufbewahrungsfrist f\u00fcr Bewerbungen: Was ist die Aufbewahrungsfrist f\u00fcr Bewerbungen?<\/h3>\n
Aufbewahrungsfrist des Arbeitsvertrags: Wie lange muss der Arbeitsvertrag laut avg aufbewahrt werden?<\/h3>\n
H\u00e4ufig gestellte Fragen (FAQs)<\/h2>\n
Wie lange m\u00fcssen wir Dokumente im Rahmen der sozialversicherungsrechtlichen Aufbewahrungsfristen aufbewahren?<\/h3>
Was passiert, wenn wir die Aufbewahrungsfristen f\u00fcr Dokumente nicht einhalten?<\/h3>
Wie lange sollten Leistungsbeurteilungen aufbewahrt werden?<\/h3>
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