Hoe zit dat nou precies, verzuimregistratie en AVG? Wanneer een werknemer ziek is en niet kan werken, dan is deze verplicht dit zo snel mogelijk bij jou te melden. Jij als werkgever moet dit vervolgens vastleggen in je administratie. Dit kan heel erg snel in Hooray, maar er zijn wat regels waar je waarschijnlijk nog niet aan had gedacht. Want hoe zit het bijvoorbeeld met de AVG (Algemene verordening gegevensbescherming)?

Verzuimregistratie en privacy

In dit artikel geven we je een aantal tips. Wat mag je een zieke werknemer wel en niet vragen en hoe zit het trouwens tijdens de sollicitatie?

De Autoriteit Persoonsgegevens ziet toe op de naleving van de privacywetgeving. In het rapport ‘De zieke werknemer’ van de Autoriteit Persoonsgegevens vind je alle regels met betrekking tot verwerking van persoonsgegevens van zieke werknemers bij elkaar.

Het is van groot belang om je aan deze regels te houden, want een overtreding kan je duur komen te staan. De Autoriteit Persoonsgegevens mag boetes van maximaal 20 miljoen euro per overtreding opleggen. Omdat je hier niet op zit te wachten hebben we de belangrijkste punten hieronder voor je opgesteld.

Wat mag je de werknemer wel vragen bij verzuim?

• Datum en tijdstip van ziekmelding
• Telefoonnummer en (verpleeg)adres
• Vermoedelijke duur van het verzuim
• Lopende afspraken en werkzaamheden
• Of de werknemer onder een van de vangnetbepalingen van de Ziektewet valt (maar je mag niet vragen onder welke vangnetbepaling)
• Of de ziekte verband houdt met een arbeidsongeval

Wat mag je de werknemer niet vragen bij verzuim?

• De aard van de ziekte (wat mankeert de werknemer en wat is de oorzaak).
• De beperkingen en mogelijkheden van de werknemer (in welke mate is hij nog in staat te werken).

Het is een menselijke reactie om te vragen waar iemand last van heeft, maar hoe goed je dit ook bedoeld, je mag dit niet vragen en al helemaal niet vastleggen in welke administratie dan ook!

Het klinkt streng, maar een zieke werknemer kun je dus ook niet vragen in hoeverre hij nog inzetbaar is. Daarmee leg je namelijk indirect vast wat hij niet kan en daarmee zeg je iets over de gezondheid van je collega.

Let op

Ook als de werknemer zelf vertelt wat hem mankeert, kun je dit beter niet vastleggen.
Er gelden wel uitzonderingen, bijvoorbeeld wanneer het gaat om een ziekte waarbij directe collega’s moeten weten hoe ze moeten handelen in het geval van nood. Denk hierbij aan epilepsie of suikerziekte. De informatie over deze ziekte en hoe te handelen mag je wel vastleggen, mits de werknemer daarin toestemt.

En hoe zit het eigenlijk tijdens de sollicitatie?

Tijdens een sollicitatiegesprek mag je de sollicitant geen vragen stellen over zijn gezondheid of over zijn ziekteverzuim in het verleden. Ook mag je dit niet navragen bij zijn referenties en vorige werkgevers.

Vraag je de sollicitant er toch naar, dan mag deze weigeren om antwoord te geven. Een vrouwelijke sollicitant mag zelfs onjuiste informatie geven wanneer je haar vraagt of zij zwanger is of dat wil worden.

Je mag een nieuwe werknemer niet onderwerpen aan een medische keuring, tenzij de functie bijzondere eisen stelt aan zijn medische geschiktheid. Dit moet je vooraf al gemeld hebben, bijvoorbeeld in de vacature. De bedrijfsarts mag de uitslag van de keuring alleen aan jou bekend maken als de sollicitant hierin toestemt. En alleen in algemene termen, zoals ‘geschikt’ of ‘ongeschikt’.