Doelen stellen. Iedereen weet dat het moet, bijna niemand vindt het makkelijk. Waar begin je, hoe vertaal je een bedrijfsdoel naar iets concreets voor één medewerker, en hoe voorkom je dat het jaarlijkse ritueel wordt van een handtekening zetten onder iets waar niemand meer naar omkijkt?
Claire Schrama weet er alles van. Als HR-consultant en specialist in doelen stellen en leiderschap begeleidt ze al jaren HR-professionals in het MKB om hun HR te professionaliseren en strategischer aan te pakken. Ze werkt in trajecten van vijf maanden met groepen HR-verantwoordelijken die, net als veel solo HR-managers, vaak in hun eentje het hele vakgebied dragen. In een gesprek met Theo Schroen (Co-founder & CEO bij HoorayHR) voor de podcast Confetti at Work vertelde ze hoe ze AI inzet in haar eigen werk én wat ze daarvan doorgeeft aan anderen.
Zo gebruikt Claire AI in de praktijk
Claire’s belangrijkste toepassing zit in wat ze zelf “terugcascaderen” noemt: het vertalen van een bedrijfsdoel naar een teamdoel naar een individueel doel, zo SMART mogelijk gemaakt. Dat proces deed ze normaal door teamleiders een reeks vragen te stellen: waar gaat de organisatie naartoe, wat verwacht je van deze medewerker, waarin moet deze persoon zich ontwikkelen?
Die vragenreeks heeft ze omgezet in een custom GPT. “Daar heb ik een custom GPT op gebouwd. Het is eigenlijk mijn brein die in de custom GPT zit.” Ze deelt de tool met leidinggevenden, die dezelfde vragen krijgen die zij normaal zelf zou stellen. De output: drie tot vijf SMART-doelstellingen voor een periode die de gebruiker zelf bepaalt.
Belangrijk detail in hoe ze het gebruikt: niet als eindproduct, maar als startpunt. “Neem het niet klakkeloos over. Dat is niet wat je met AI moet doen. Maar er is een aanzet waarvan je denkt: oh ja, hier zit wat in. Verbeter het. En dat is je gespreksstarter.”
Naast de custom GPT gebruikt Claire AI ook voor iets heel anders: automatische transcriptie en samenvatting van haar eigen klantgesprekken. “Ik zie nu dat we het voor een deel doen met klantgesprekken. Het is wel heel waardevol wat je eruit haalt.” Theo vult aan dat HoorayHR zelf ook experimenteert om deze functionaliteit in het platform te krijgen, zodat straks ook HR-managers hun 1-op-1-gesprekken zo kunnen vastleggen. Het idee: je voert het gesprek met volledige aandacht, in plaats van tussendoor te typen en achteraf nog een verslag te moeten maken.
Hoe zet je zoiets zelf op?
Je hoeft geen AI-expert te zijn om deze aanpak over te nemen. De bouwstenen:
1. Formuleer je eigen vragenreeks eerst.
Claire’s custom GPT werkt omdat de vragen al goed doordacht waren voordat ze in een tool terechtkwamen. Welke vragen stel jij normaal aan een leidinggevende om tot een goed doel te komen? Schrijf die op voordat je iets bouwt.
2. Bouw een simpele custom GPT of skill.
Je hebt geen ontwikkelaar nodig. Een custom GPT is in de kern een set instructies en een vaste vragenreeks die je aan een AI-model meegeeft. Geef aan wat de output moet zijn, in dit geval SMART-doelstellingen, en hoe die eruit moet zien.
3. Test hem op een echt gesprek.
Laat de tool een setje doelen genereren op basis van een concrete situatie. Check of de output klopt en scherp is, niet generiek.
4. Behandel de output als startpunt, niet als antwoord.
Dit is het punt waar Claire expliciet op wijst. De tool geeft je een aanzet, geen definitief doel. De verbetering, de nuance, het gesprek erover, dat blijft mensenwerk.
Voor de transcriptie-toepassing geldt een andere afweging: niet elk gesprek moet je opnemen. Gevoelige gesprekken laat je bewust buiten de automatisering.
Wat dit voor jou betekent
Als je zelf worstelt met het vertalen van organisatiedoelen naar iets concreets voor een individuele medewerker, hoef je niet bij nul te beginnen. Een AI-tool die de juiste vragen stelt, geeft je in een paar minuten een eerste versie van drie tot vijf doelen. Dat scheelt niet het nadenken, maar wel het blanco-pagina-probleem waar veel HR-managers op vastlopen.
Voor de gesprekskant geldt iets vergelijkbaars: als je nu tijdens elk 1-op-1-gesprek meetypt in plaats van luistert, is een automatische samenvatting geen luxe maar een directe tijdsbesparing en een beter gesprek.
Waar let je op
Claire is er duidelijk over: AI is een gespreksstarter, geen eindproduct. De output van een custom GPT neem je niet klakkeloos over. Dat geldt zeker voor iets als individuele doelen, waar context en nuance per medewerker verschillen.
Bij het opnemen en transcriberen van gesprekken ligt de grens bij gevoeligheid. Niet elk gesprek hoort geautomatiseerd te worden vastgelegd, en die keuze maak je zelf per situatie. Denk hierbij ook aan een intern beleid: wanneer neem je een gesprek op, wie heeft er toegang tot de samenvatting, en hoe ga je om met AVG-gevoelige inhoud in personeelsgesprekken?
Jouw eerste stap
Begin bij het proces dat je nu al handmatig doet: het stellen van individuele doelen op basis van een teamdoel. Schrijf de vragen op die je jezelf daarbij stelt, en gebruik die als basis voor een eerste AI-tool. Geen grote implementatie, gewoon een gespreksstarter die je morgen al kunt gebruiken bij de eerstvolgende doelencyclus.
Benieuwd hoe AI je HR-werk verder uit handen kan nemen? Bekijk wat de AI-features van HoorayHR voor jou kunnen doen.
